Base de données Notion, emails personnalisés par Claude Haiku, orchestrés par Make.
← Retour à la méthodeUn client dans le secteur du voyage sur mesure avait besoin d'automatiser la gestion de ses rendez-vous découverte. Chaque réservation déclenchait une série d'actions manuelles : créer l'événement dans l'agenda, envoyer un email de confirmation, stocker les informations dans la base client, puis penser à envoyer un rappel la veille.
Le problème n'était pas la complexité de chaque action. C'était la répétition et le risque d'oubli. Et surtout, les emails génériques du type "Votre rendez-vous est confirmé" ne correspondaient pas au positionnement haut de gamme de l'activité. Chaque client devait sentir qu'on s'adressait à lui personnellement.
Automatiser l'intégralité du parcours de prise de rendez-vous sans perdre la dimension personnalisée. Dès qu'un client réserve via le site, tout devait se déclencher automatiquement : création du lien visio, récupération de la fiche client, envoi d'un email de confirmation évoquant la destination du client de manière unique, notification interne, puis rappel automatique la veille du rendez-vous.
Le point délicat, c'était la personnalisation de l'email. Il fallait qu'il évoque la destination du client avec un ton de conciergerie, une description sensorielle ou culturelle, sans tomber dans les superlatifs ou les formules marketing. Quelque chose d'authentique, pas un template.
Scénario 1 · Confirmation automatique
Le client réserve un rendez-vous via le site.
Le webhook capte la réservation en temps réel et récupère les informations clés : email, prénom, destination souhaitée, date et heure du rendez-vous. C'est le déclencheur de tout le circuit.
Un lien de visioconférence est automatiquement ajouté à l'événement.
L'API Google Calendar est appelée pour ajouter une conférence Google Meet à l'événement existant. Le lien est récupéré et intégré dans l'email de confirmation.
Les informations du lead sont récupérées depuis la base Notion.
La base de données Notion centralise toutes les fiches clients : prénom, email, destination, statut du rendez-vous, historique. Le scénario récupère la fiche via l'ID du lead pour alimenter les étapes suivantes.
Claude Haiku rédige 2 à 3 phrases sur la destination, ton conciergerie.
Le prompt est calibré avec des contraintes précises : vouvoiement, pas de salutation ni de signature, pas de superlatif, ton conciergerie, utilisation du "nous" de service. Le modèle reçoit la destination et produit une description sensorielle ou culturelle unique. Haiku a été choisi délibérément : la tâche est ciblée, un modèle plus puissant aurait coûté plus cher sans apporter de valeur.
Email HTML avec message Haiku, date, lien Meet, boutons agenda.
L'email intègre le message personnalisé de Haiku, les détails du rendez-vous (date, heure, lien Meet), et des boutons pour ajouter l'événement à Google Calendar ou Apple Calendar via un fichier .ics. Le design est soigné et cohérent avec l'image de marque.
Un email récapitulatif est envoyé en interne pour préparer le rendez-vous.
L'équipe reçoit automatiquement les détails du nouveau rendez-vous : qui, quelle destination, quand. Tout est centralisé sans action manuelle.
Scénario 2 · Rappel J-1
Chaque jour, le scénario interroge Notion pour trouver les rendez-vous confirmés prévus le lendemain.
La query filtre sur trois critères : statut "Confirmé", date du RDV = demain, et rappel pas encore envoyé. Seuls les rendez-vous qui remplissent les trois conditions déclenchent la suite.
Un rappel avec le lien Meet est envoyé au client.
L'email est court et direct : rappel du rendez-vous prévu demain, lien Google Meet pour rejoindre. Pas de superflu, juste l'essentiel.
Le checkbox "Rappel envoyé" est coché pour éviter les doublons.
La fiche du rendez-vous est mise à jour dans Notion pour marquer le rappel comme envoyé. Le lendemain, ce rendez-vous ne sera plus sélectionné par la query.
J'aurais pu développer ce circuit sur un serveur dédié avec du code. Techniquement, c'était faisable. Mais la question n'était pas ce que je pouvais construire, c'était ce que le client pourrait maintenir après la livraison.
Avec Make, le client voit chaque étape du circuit visuellement. S'il veut modifier le texte du rappel, ajouter un champ dans l'email, ou changer une condition de déclenchement, il peut le faire lui-même. Et s'il ne sait pas comment, il peut même demander à Claude de l'aider à comprendre le scénario et à le modifier. Essayez de faire la même chose avec du code Python sur un serveur.
C'est un principe que j'applique systématiquement : la solution la plus adaptée n'est pas la plus technique, c'est celle qui rend le client autonome. Un workflow visuel modifiable vaut mieux qu'un script opaque, même s'il fait exactement la même chose.
Un prompt seul n'aurait pas suffi : il y a de l'automatisation, de la connexion entre outils, du déclenchement conditionnel, et un scénario qui tourne quotidiennement. Mais un agent IA aurait été disproportionné pour un workflow qui suit toujours le même chemin. Make orchestre, Notion stocke, Claude Haiku personnalise. Chaque outil fait ce qu'il fait de mieux, sans surdimensionnement.
2 scénarios Make + Claude Haiku
Make, Notion, Gmail, Google Calendar
Claude Haiku (personnalisation)
Workflow visuel, modifiable seul